Zapytanie ofertowe

Związek Polskie Mięso publikuje zapytanie ofertowe na realizację działania Szlakiem Polskiego Mięsa. 

Warszawa, 01.02.2017 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Związek „Polskie Mięso” zaprasza do składania ofert na realizację niniejszego projektu.

Informacje o Zamawiającym:

Pomysłodawcą, koordynatorem powyższego projektu jest Związek ,,Polskie Mięso”, największa w Polsce organizacja zrzeszająca producentów z branży mięsnej, która stawia sobie za cel m.in. wspieranie produkcji mięsnej oraz promocję polskiego mięsa w Polsce jak i za granicą.

Główny cel projektu:

Projekt „Szlakiem Polskiego Mięso” to rodzaj study tour dla dziennikarzy. Działanie to ma na celu przybliżenie grupie docelowej wiedzy o polskiej produkcji mięsa wołowego oraz promocję polskiej wołowiny. Study tour ma również na celu nawiązanie trwałych relacji z grupą docelową.

Grupa docelowa:

Grupa docelowa: przedstawiciele mediów (radio, prasa drukowana, telewizja, portale internetowe) lifestylowych, branżowych, informacyjnych.

• Realizacja zadania w grupie nie mniejszej niż 35 dziennikarzy + przedstawiciele organizatora + goście specjalni: eksperci oraz przedstawiciele zakładów – maks. 10 osób.

Proponowana forma realizacji zadania:

• Formuła: 3-dniowy wyjazd (2 noclegi);
• Zwiedzanie zakładu produkcyjnego wybranego z jednej z trzech lokalizacji:

1. Centralna Polska okolice Łodzi,
2. Południowe Podlasie,
3. Okolice Kotliny Biebrzańskiej nad Narwią;

• Rekomendowany termin realizacji: kwiecień 2017 r.;

Przedmiot zamówienia:

Kompleksowa organizacja wyjazdu dla dziennikarzy – study tour (3-dniowy):

• Przygotowanie koncepcji wydarzenia, szczegółowego harmonogramu i spójnej oprawy graficznej;
• Dobór dziennikarzy (po ustaleniu ostatecznej listy ze Zleceniodawcą), zaproszenie, potwierdzenie przybycia, koordynacja wizyty. Zapewnienie min. 35 uczestników – zgodność w min. 80% listy rekomendowanych tytułów na czas składania oferty;
• przygotowanie z wydarzenia profesjonalnej relacji foto;
• zapewnienie wszystkim uczestnikom drukowanych materiałów szkoleniowych;
• zapewnienie wszystkim uczestnikom tematycznych upominków, certyfikatów, zgodnych z koncepcją graficzną wydarzenia;
• zapewnienie hotelu, transferów dla wszystkich uczestników study tour;
• zapewnienie na bazie wołowiny posiłków wszystkim uczestnikom wydarzenia;
• zapewnienie odpowiedniej dekoracji miejsca zgodnej z koncepcją wyjazdu;
• zapewnienie dodatkowej animacji dla Gości zgodnej z koncepcją wyjazdu.

Wymagane jest by każdy materiał informacyjno-promocyjny wykonany na potrzeby realizacji programu był oznaczony w sposób trwały logo programu oraz stopką finansowania ,,Sfinansowane z Funduszu Promocji Mięsa Wołowego”.

Budżet

Maksymalny budżet całościowy zamówienia: 114 250 * brutto.

*W przypadku braku zgodności listy rekomendowanych mediów i dziennikarzy (powyżej dopuszczalnej wartości 80% zgodności) z listą obecności uczestników Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do obniżenia budżetu całościowego zamówienia w rozliczeniu w następujący sposób: za każdy brak przedstawicieli z każdych kolejnych dwóch tytułów listy przedstawionej w ofercie (niezgodność z listą) odejmowane jest 10% wynagrodzenia (budżet całościowy zamówienia).

Termin realizacji zadania:

Rekomendowany termin kwiecień.

Ocena ofert:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

• atrakcyjności graficznej koncepcji wydarzenia materiałów informacyjnych, promocyjnych, marketingowych  maks. 10 pkt;
• doświadczenia zawodowego w zakresie organizacji takich lub podobnych wydarzeń maks. 10 pkt;
• atrakcyjności i standardu miejsca spotkania oraz propozycji jego dekoracji zgodnej z koncepcją wydarzenia  – maks.10 pkt;
• całościowej koncepcji wydarzenia maks. 10 pkt;
• listy rekomendowanych mediów i dziennikarzy związanych z daną redakcją do udziału w wydarzeniu – maks. 10 pkt;
• rekomendowanego menu i zestawienia posiłków podczas study tour wraz z informacją o doświadczeniu zespołu go przygotowującego – maks. 10 pkt.

Do oferty należy także przedłożyć skan ubezpieczenia OC.

Oferty należy przesłać na adres biura pocztą tradycyjną/kurierem lub dostarczyć osobiście do biura Związku Polskie Mięso do dnia 8 luty 2017 r. godz. 14.00.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie www.polskie-mieso.pl

Wszelkie pytania dotyczące niniejszego Zapytania prosimy kierować za pośrednictwem

poczty elektronicznej: kasia@polskie-mieso.pl

Serdecznie zapraszamy Państwa do udziału w powyższym projekcie.

Nota prawna

Związek Polskie Mięso zastrzega, że istnieje możliwość zmiany warunków lub odwołania zamówienia bez podania przyczyny, a w szczególności do wykorzystania tylko części działań przedstawionych przez oferenta w ofercie. Oferentom nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu.

Niniejsze Zapytanie nie stanowi oferty ani zaproszenia do rokowań w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, jak też zaproszenia do negocjacji w rozumieniu Prawa zamówień publicznych. Związek Polskie Mięso zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi podmiotami w celu szczegółowych rozmów jak również do pozostawienia złożonych zgłoszeń bez odpowiedzi bez podawania jakichkolwiek przyczyn.

Złożone zgłoszenia nie będą stanowić utworów w rozumieniu przepisów prawa autorskiego. Żadne ze stwierdzeń zawartych w niniejszym Zapytaniu nie stanowi ani też nie będzie stanowić zobowiązania czy też przyrzeczenia do zawarcia umowy z jakimkolwiek podmiotem odpowiadającym na jego treść. Podmiot odpowiadający na treść niniejszego Zapytania wyraża zgodę na fakt, iż za przygotowanie i złożenie zgłoszenia nie będzie rościć sobie w stosunku do Związku Polskie Mięso jakichkolwiek roszczeń finansowych, w szczególności zwrotu kosztów sporządzenia zgłoszenia bądź jakiegokolwiek wynagrodzenia za jej przygotowanie, złożenie bądź wykorzystanie.