Poniżej lista przesłanych pytań w sprawie Zapytania Ofertowego nr ZPM/09/1/2020 dotyczące projektu pt. „MARKA POLSKIE MIĘSO/Polska Smakuje – kontynuacja” na przygotowanie i zrealizowanie kontynuacji kampanii pod tytułem: „Marka Polskie Mięso/Polska Smakuje”.
W pkt 5.8 zapytania ofertowego możemy przeczytać: Organizacja aktywności dla dziennikarzy w formie spotkania promocyjno-informacyjnego – dla minimum 40 dziennikarzy zaproszonych na każdą wybraną aktywność – minimum po 2 aktywności w formule…” i tu są wymienione trzy formuły aktywności. Czy zapis „minimum po 2 aktywności w formule” znaczy, że musi zostać zorganizowanych łącznie minimum 6 takich aktywności? Po 2 w każdej z 3 formuł? Podany w pkt. 8 budżet sugeruje, że chodzi o min. 2 aktywności łącznie. Proszę o potwierdzenie.
Odpowiedź:
Łącznie 6 czyli po 2 na każde działanie.
W Pkt. 5.11.2 jest informacja o przekazywaniu zbiorczych raportów na koniec każdego z etapów kampanii (…) (2 etapy kampanii). Tymczasem w zarysie umowy (załącznik nr 7) par.3 pkt. 1 jest zapis o rozliczeniu z wykonawcą w terminie do 4 miesięcy po zakończeniu zadania. Nie ma nigdzie zapisu dot. etapów kampanii. Czy w finalnej umowie, w przypadku jej podpisywania, takie zapisy zostaną uwzględnione?
Odpowiedź:
Są 2 etapy realizacji zadania:
I etap 01.09.2020 – 31.12.2020
II etap 01.01.2021 – 31.05.2021
Po zakończeniu każdego ma miejsce rozliczenie. Przewidziany termin rozliczenia jest terminem maksymalnym. Szybkość rozliczenia zależy od przedstawienia wymaganych koniecznych dokumentów będących podstawą rozliczenia.
W pkt. 5 Ogólne działania dotyczące zadania w punktach 5.1.-5.14 brak pozycji, która znajduje się w pkt. 8 Budżet zamówienia pod nazwą: Organizacja spotkań w plenerze w okresie letnim połączona z degustacją. Waga budżetu tej pozycji jest znacząca w ramach całościowego budżetu kampanii – 300.000 zł brutto. Prosimy o informację, którym wykazem aktywności mamy kierować się przy wycenie. Czy w przypadku usunięcia tej pozycji z budżetu zostaje on pomniejszony o kwotę 300.000 zł brutto? Czy możemy zaproponować inne adekwatne działanie w kwocie 300.000 zł brutto?
Odpowiedź:
Proszę kierować się wykazem zawartym w tabeli budżetu. Odpowiedź na przedmiotowe zapytanie ofertowe zawierające propozycje działań będą przedmiotem oceny przez Komisję.
Zważywszy na kontekst epidemii COVID-19 czy rozważają Państwo realizację wydarzeń dla dziennikarzy w formule on-line?
Odpowiedź:
Kwestie związane z epidemią SARS reguluje art. 42 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2020/695
Ad. 9.8 Wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą opis realizacji wszystkich objętych Kampanią działań. Czy Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie prezentacji Power Point? Czy oprócz opisu Wykonawca jest zobowiązany do złożenia także rozwiązań kreatywnych np. propozycję graficzną logotypu, propozycję graficzną KV? Prosimy o sprecyzowanie oczekiwań.
Odpowiedź:
Jeśli prezentacja Power Point będzie wydrukowana to decyzja co don sposobu prezentacji oferty należy do składającego. Cała oferta, w tym propozycje graficzne logotypu, propozycję graficzną KV, zgodnie z Zapytaniem Ofertowym będzie podlegać drobiazgowej ocenie.
W pkt. 13.6 zapytania jest informacja o zleceniu monitoringu mediów niezależnemu podmiotowi, co zostanie potwierdzone odpowiednim oświadczeniem. Czy wymienione oświadczenie ma być dołączone do oferty, czy dostarczone dopiero po wybraniu Wykonawcy i podpisaniu przez niego umowy?
Odpowiedź:
Monitoring jest obowiązkowym działaniem opisanym w punkcie 5.7 oraz 5.11. Z kolei punkt 13.6 stanowi, że wykonawca składając ofertę zobowiązuje się do zlecenia monitoringu mediów (serwis prasowy) przez okres trwania kampanii niezależnemu podmiotowi, co zostanie potwierdzone odpowiednim oświadczeniem. Innymi słowy podmiot składający ofertę już na etapie składania Oferty na Zapytanie wie, jest świadomy faktu obowiązku przeprowadzenia montoringów na zasadach określonych w Zapytaniu Ofertowym. Dalej postanowienie w punkcie 13.6 Zapytania stanowi, że oświadczenie, o którym mowa można złożyć już na etapie odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe lub po pozytywnym rozstrzygnięciu. W każdym razie oświadczenie jest konieczne, bo potwierdza wiedzę o tym obowiązku.
Skoro zarówno „Organizacja spotkań w plenerze w okresie letnim połączona z degustacją” jak i „Organizacja aktywności dla dziennikarzy w formie promocyjno-informacyjnej” przewidują po 6 eventów każde, to skąd ponad dwukrotna dysproporcja w przewidywany budżecie na organizacje tych eventów? Rozumiemy, że różnicą jest ilość wymaganych gości, lecz to dalej niestety nie tłumaczy aż tak dużej różnicy w przewidywanym budżecie.
Odpowiedź:
Propozycja eventów jest przedmiotem oceny Oferty. Wszystko co trzeba na ten temat zostało opisane w Zapytaniu Ofertowym. Jeśli chodzi o budżet to szczegółowo jest to opisane w tabeli budżetowej.
Nawiązując do pkt. 3.1.1: W jaki sposób Zamawiający zakłada zbadanie wzrostu sprzedaży i konsumpcji wieprzowiny po zakończeniu kampanii? Czy wykonane zostaną dodatkowe badania czy Zamawiający pozyska dane od podmiotów zrzeszonych?
Odpowiedź:
Tę kwestię reguluję Zapytanie Ofertowe w części 8. Budżet zamówienia, Badanie efektywności zadania wykonane przez niezależny podmiot.
Nawiązując do pkt. 3.2.2: Czy w sytuacji pojawienia się kryzysu w czasie trwania kampanii, niekoniecznie zależnego od Wykonawcy, to Wykonawca jest zobowiązany prowadzić komunikację antykryzysową?
Odpowiedź:
Cała oferta jest przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 4.1 akapit drugi: Czy poprzednie edycje kampanii 2018 i 2019 zrealizowały jej główne cele tj. wzrost sprzedaży i konsumpcji mięsa wieprzowego i drobiowego praz zwiększenie świadomości i wiedzy wśród konsumentów? Czy Zamawiający może udostępnić wyniki ostatnich badań przeprowadzonych po kampanii. Pomoże to wykonawcy w tworzeniu koncepcji i odniesieniu się do nadal kłopotliwych aspektów.
Odpowiedź:
Przedmiotem oceny jest nowa kampania, a nie stara.
Nawiązując do pkt. 4.1 akapit czwarty: Czy trend związany z potrzebą konsumentów do poznawania pochodzenia produktów spożywczych wynika z konkretnych badań? Czy Zamawiający może udostępnić źródło badań celem przeprowadzenia głębszej analizy przez Wykonawcę?
Odpowiedź:
Cała oferta jest przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 4.2.2: Jakie konkretne badania ma na myśli Zamawiający, których wyniki może w komunikacji wykorzystywać Wykonawca? Obecnie w mediach cytowanych jest wiele źródeł. Prośba o wskazanie celem głębszej analizy.
Odpowiedź:
Propozycja analizy jest przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 4.2.3: Czy Zamawiający ma na myśli 3 hasła dla mięsa drobiowego i 3 hasła dla mięsa wieprzowego? Czy hasła te mają być używane zamiennie, czy Wykonawcę ma je potraktować jako podhasła do głównego hasła kampanii? Prośba o wyjaśnienie.
Odpowiedź:
Hasła są przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 5.1.2: Czy Zamawiający zakłada konkretną długość trwania lokowania?
Odpowiedź:
Oferta lokowania jest przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 5.2: Czy Zmawiający jest właścicielem domeny i czy domena ta jest osadzona na serwerach Zamawiającego?
Odpowiedź:
Jesteśmy w trakcie całego procesu rejestracyjnego. Wspomniana w pytaniu kwestia nie jest przedmiotem Zapytania Ofertowego.
Nawiązując do pkt. 5.3: Czy Zamawiający może wskazać linki do kanałów social mediów, które będą podlegały prowadzeniu i moderacji. Na obecnej stronie programu nie ma bowiem umieszczonych odnośników do kanałów.
Odpowiedź:
Oferta w zakresie social media jest przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 5.4: Czy Zamawiający zakłada konkretne formaty materiałów promocyjno-informacyjnych: np. broszura, teczka z folderem? Czy zależne jest to od koncepcji Wykonawcy? Wpływa to bowiem na wycenę.
Odpowiedź:
Oprawa graficzna w tym również forma jest przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 5.6: Jaki rodzaj mediów zakłada Zamawiający przy okazji lokowania w prasie? Czy tak jak przy lokowaniu w mediach internetowych: tematyka kulinarna, lifestylowa i prozdrowotna?
Odpowiedź:
Odpowiedzi znajdują się w punkcie: 5.5, 5.6, 5.8 oraz w punkcie 8. Budżet zamówienia oraz punkcie 10. Opis sposobu dokonywania oceny.
Nawiązując do pkt. 5.10: Jaki zakres wykorzystania wizerunku zakłada Zamawiający? Np. czas trwania wykorzystania? Obecna kampania dobiegła bowiem końca, a na stronie nadal są wizerunki ambasadorów. Czy Wykonawca ma zapewnić dłuższe wykorzystanie niż do 31.05.2021 r.
Odpowiedź:
Naturalnym jest, że skutki kampanii, w tym sfera wizerunkowa zostaje na długo po zakończeniu kampanii. Wykonawca nie jest zobowiązany do realizowania kampanii po upływie jej terminu.
Nawiązując do pkt. 5.12: Czy Zamawiający przyjmuje określoną liczbę tekstów i wypowiedzi redagowanych przez Wykonawcę miesięcznie? Czy polega tutaj na rekomedacji i doświadczeniu Wykonawcy?
Odpowiedź:
Propozycja polityki medialnej jest przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 8: Zamawiający wskazuje, że spotkania w plenerze mają być zorganizowane w „okresie letnim”. Kampania trwa do 31.05.2020 i nie obejmuje tego okresu. Czy Zamawiający może wyjaśnić to działanie?
Odpowiedź:
Wydarzenia w plenerze są jednym z działań i podlegają ocenie. Propozycja co do formy, lokalizacji oraz przebiegu jest przedmiotem oceny niniejszego Zapytania Ofertowego.
Nawiązując do pkt. 9.8.g: Czy zamawiający ma na myśli pisząc o mediach?
Odpowiedź:
Dokładnie to co zostało napisane w Zapytaniu Ofertowym.
Nawiązując do pkt. 10 kryterium 4: Obecnie Wykonawca widzi KV kampanii II edycji. Zamawiający jednak wskazuje, aby KV z zamówienia nawiązywało do I edycji. Czy Zamawiający może przekazać wygląd KV I edycji?
Odpowiedź:
Wszystko jest dostępne na stronach internetowych kampanii.
Nawiązując do pkt. 10 kryterium 4: Jakie elementy KV są minimalne do pokazania w ofercie: logotyp kampanii, layout strony lub inne?
Odpowiedź:
Oferta w zakresie KV jest przedmiotem oceny przez Zamawiającego.
Nawiązując do pkt. 10 kryterium 7: Czy używając słowa „produkty” Zamawiający ma na myśli mięso drobiowe i wieprzowe?
Odpowiedź:
Zamawiający ma na myśli mięso drobiowe i wieprzowe.