Pytanie 1: Czy przyjmują Państwo jakieś widełki czasowe w zakresie przebiegu Kongresu?
Odp. Kongres jest wydarzeniem jednodniowym a przedział godzinowy realizacji Kongresu będzie zależny programu wydarzenia.
Pytanie 2: Zakładamy produkcję materiałów wizyjnych, jak np. intro, czy też animowany KV. Czy powinien to być zakres ujęty w kosztach dotyczących pozycji: Organizacja jednodniowej konferencji dla ok. 300 osób?
Odp. W budżecie przewidziane są koszty maksymalne a sposób ich rozdysponowania zależy od Oferenta.
Pytanie 3: Czy ofertę cenową przygotowywać zgodnie ze schematem kosztowym ujętym w Państwa briefie, czy też możemy działać na formatce agencyjnej?
Odp. Decyzja o formie przedstawienia oferty cenowej realizacji projektu należy do Oferenta. Najważniejszym jest, aby wartość budżetu realizacji zadania nie przekraczała kwoty określonej w Zapytaniu Ofertowym nr 01/01/2025.
Pytanie 4: Czy oczekują Państwo wskazania konkretnych ekspertów zagranicznych, czy na tym etapie można przedstawić referencje i rekomendacje? Czy zakładają Państwo obecność ekspertów tylko osobiście, czy również w formie online?
Odp. Oferent może zaproponować – ale nie na zasadzie wariantowości (czyli lub/albo) – kandydatów na ekspertów.
Pytanie 5: Czy możemy prosić o logotyp w wersji otwartej, aby móc przygotować Państwu propozycję KV oraz innych elementów graficznych?
Odp. Logotyp Światowego Dnia Mięsa oraz World Meat Day do pobrania tutaj: LOGO PL LOGO EN
Pytanie 6: Czy prawidłowo rozumiemy „nie dopuszczanie składania ofert wariantowych” jako obowiązek przedstawienia tylko 1 koncepcji – w tym 1 lokalizacji wydarzenia, 1 wersji KV itd.?
Odp. Tak, tak właśnie rozumiemy to pojęcie.
Pytanie 7: Aplikacja – co ma zawierać i czy może być wdrożona przez gotową platformę – np. Aplikacja MK Events itp.?
Odp. Wymagamy przedstawienia propozycji aplikacji i będzie ona brana pod uwagę przy ocenie całej oferty.
Pytanie 8: Wykonanie badania efektywności zadania przez niezależny podmiot – czy dotyczy to działań marketingowych?
Odp. Kwestia wykonania badania efektywności zadania określona jest tabeli przedstawiającej przedmiot zamówienia, na stronie 4 Zapytania Ofertowego nr 01/01/2025.
Pytanie 9: Agenda – czy jest dostępny wstępny harmonogram wydarzenia? Jeśli nie, to czy mogą Państwo wskazać zakres godzinowy trwania kongresu?
Odp. Kongres jest wydarzeniem jednodniowym a przedział godzinowy realizacji Kongresu będzie zależny od programu wydarzenia.
Pytanie 10: Złożenie oferty – czy ofertę musi złożyć osoba z zarządu, czy może to zrobić pracownik? Jeśli pracownik, to czy przy składaniu należy przedstawić upoważnienie?
Odp. Nie wymaga się, aby oferta została złożona przez osobę upoważnioną do reprezentacji firmy w KRS. Szczegółowe warunki złożenia dokumentu określone są w rozdziale 10, na stronie 12 Zapytania Ofertowego nr ZPM 01/01/2025.
Pytanie 11: Konferencja prasowa – czy może odbyć się w tym samym miejscu, co kongres?
Odp. Decyzja o miejscu realizacji konferencji prasowej należy do Oferenta aplikacji i będzie ona brana pod uwagę przy ocenie całej oferty.
Pytanie 12: Czy zaproszenie przedstawicieli krajowych i międzynarodowych organizacji mięsnych jest po stronie Agencji czy po Państwa?
Odp. Zaproszenie przedstawicieli krajowych i międzynarodowych organizacji wskazanych przez Zamawiającego jest po stronie Oferenta.
Pytanie 13: Projekty graficzne – czy mamy uwzględnić także zaproszenia drukowane wraz z wysyłką czy tylko e-mailowe?
Odp. Decyzja o formie wysyłki zaproszeń na Kongres, a co za tym idzie przedstawienie ich projektów graficznych, należy do Oferenta i będzie przedmiotem oceny.
Pytanie 14: Konferencja Prasowa – czy mamy zapewnić dedykowane pomieszczenie pod wywiady czy też będzie się to odbywało w głównym miejscu konferencji?
Odp. Decyzja o formie realizacji konferencji prasowej należy do Oferenta i będzie przedmiotem oceny całej oferty.
Pytanie 15: Prowadzenie istnieje wiejącej strony internetowej – czy do brze rozumiemy ze całość je
Odp. Prosimy o prawidłowe sformułowanie pytania.
Pytanie 16: Czy mają już Państwo przyjęte ramy czasowe, w których chcielibyście zamknąć się z poszczególnymi etapami realizacji Zadania?
Odp. Przedstawienie szczegółowego harmonogramu realizacji zadania jest wymogiem wobec Oferentów, wskazanym w rozdziale 6 na stronie 6 Zapytania Ofertowego nr ZPM 01/01/2025.
Pytanie 17: Czy dobrze rozumiemy, że koszty projektu wyszczególnione w zadaniu powinny mieścić się w podanych kwotach?
Odp. Budżet zadania jest konkretnie określony i nie ma możliwości jego przekroczenia.
Pytanie 18: Realizacja jednostkowa konferencji – jakie konkretnie materiały wizyjne (intro, wizytówki itp.) powinny być przez nas przygotowane i ujęte w kosztorysie? Czyt dobrze rozumiemy, że jest to właśnie ta pozycja?
Odp. Decyzja o tym, jakie materiały promocyjne zostaną przedstawione w Ofercie, należy do Oferenta i podlega ocenie Komisji Oceniającej.
Pytanie 19: Czy propozycja ekspertów zagranicznych leży po państwa czy po naszej stronie? Nasz jest napewno koszt, a propozycja? Jeśli po naszej czy mamy ich wskazać już na tym etapie?
Odp. Oferent może zaproponować – ale nie na zasadzie wariantowości (czyli lub/albo) – kandydatów na ekspertów.
Pytanie 20: Materiały promocyjne – jakie formy sprawdziły się Państwo w zeszłym roku, co warto powtórzyć? Co powinniśmy ująć w kosztorysie
Odp. Decyzja o tym, jakie materiały promocyjne zostaną zaproponowane w ofercie, należy do Oferenta i podlega ocenie Komisji Oceniającej.
Pytanie 21: Czy ofertę cenową powinniśmy przygotowywać zgodnie z Państwa schematem kosztowym przedstawionym briefie, czy też możemy zaprezentować koszty na własnej formatce agencyjnej?
Odp. Decyzja o formie przedstawienia oferty cenowej realizacji projektu należy do Oferenta.
Pytanie 22: Prosimy o przesłanie branudbooka Związku POLSKIE MIĘSO – jeśli takie istnieje.
Odp. Księga znaku w załączeniu maila.
Pytanie 23: Prosimy o przesłanie logotypu wydarzenia w wersji otwartej w celu przygotowania kompleksowej oferty.
Odp. Logotyp w wydarzenia został zamieszczony powyżej w odpowiedzi na pytanie nr. 5.
Pytanie 24: Czy dobrze rozumiemy: „nie dopuszczanie składania ofert wariantowych” jako obowiązek przedstawienia tylko jednej propozycji w każdym punkcie np. jednej koncepcji, , jednej propozycji KV, jednej lokalizacji, jednego prowadzącego, itp.?
Odp. Tak, tak właśnie rozumiemy to pojęcie.
Pytanie 25: Czy na tym etapie powinniśmy już zaproponować konkretny catering?
Odp. Nie jest to wymagane, ale decyzja o zaproponowaniu cateringu podczas wydarzenia należy do Oferenta i będzie przedmiotem ogólnej oceny oferty.
Pytanie 26: Czy planują Państwo przeprowadzenie części wieczornej?
Odp. Szczegółowy zakres działań projektu pt. Światowy Dzień Mięsa (World Meat Day) opisany jest w rozdziale 5 Zapytania Ofertowego nr ZPM 01/01/2025.
Pytanie 27: Na ile osób powinniśmy wynająć słuchawki? Niestety nie zostało to określone w briefie, a to licząca się pozycja.
Odp. Kongres jest wydarzeniem międzynarodowym i językami Kongresu będą język polski i angielski. Na tą chwilę niemożliwym jest określenie dokładnej ilości osób, które będą korzystać ze słuchawek z tłumaczeniem. Należy jednak pamiętać o tym, że Kongres ma zostać przygotowany na około 300 osób.