Rozliczenia – we wzorze umowy Zamawiający wskazuje, jak poniżej:
„Zamawiający dokona rozliczenia z Wykonawcą w terminie do 4 miesięcy po zakończeniu zadania”
Pytanie:
Czy możliwe jest rozliczenie kwartale za zrealizowane w danym kwartale działania w ramach kampanii, czy ten punkt umowy nie podlega negocjacjom?
Odpowiedź:
Szybkość rozliczenia zależy od tego, kiedy oferent/wykonawca złoży zamawiającemu dokumentację wskazaną w Zapytaniu wraz z dowodami wykonania działań, niezbędnymi do rozliczenia. Projekt jest rozliczany w trzech etapach, w związku z tym istnieje możliwość rozliczenia etapowo.
W warunkach formalnych do złożenia oferty Zamawiający wskazuje następującą kwestie:
„Wykaz 3 projektów PR z branży rolno-spożywczej, w których zarządzano zewnętrzną sytuacją kryzysową (wyłączając kryzys wewnętrzny). Przedstawione projekty nie mogą być starsze niż 5 lat na dzień składania oferty na niniejsze Zapytanie”
Pytanie: Czy do udokumentowania doświadczenia w zakresie realizacji 3 projektów PR z branży rolno-spożywczej, w których zarządzono zewnętrzną sytuacją kryzysową można wskazać, że dla danego klienta Wykonawca realizował/realizuje działania z zakresu PRu antykryzysowego/kryzysowego? I potwierdzić to referencjami od danego klienta? A jeśli nie, w jaki sposób chcieliby Państwo żeby udokumentować to doświadczenie, aby mieć pewność, że ten warunek zostanie spełniony. Pytanie wynika z faktu, że standardem rynkowym jest podpisywanie dokumentów NDA w związku z działaniami antykryzysowymi i kryzysowymi i jesteśmy zobowiązani do zachowania poufności w kontekście realizacji takich działań dla naszych klientów.
Odpowiedź:
Zamawiający nie oczekuje łamania zapisów umowy o poufności (NDA). Natomiast konieczne jest wykazanie 3 projektów, które potwierdzą doświadczenie składającego ofertę w tym zakresie i wykażą jego realne działania.
Pytanie:
Czy możemy prosić o doprecyzowanie, co mają Państwo na myśli pisząc o „zewnętrznej sytuacji kryzysowej (z wyłączeniem kryzysu wewnętrznego)?
Odpowiedź:
Zewnętrzna sytuacja kryzysowa to taka, której przebieg jak i skutki następują w publicznej przestrzeni lub mogą w niej zaistnieć.
„Wykaz co najmniej 2 autorskich raportów zawierających analizy /trendy/omawiania/tematów związanych w branżą rolno-spożywczą”
Pytanie:
Czy oświadczenie Wykonawcy o realizacji miesięcznych lub rocznych raportów dla klientów, w których dokonywana jest analiza działań konkurencji oraz trendów w branży rolno-spożywczej spełnia ten warunek? Pytanie wynika z faktu, że takie raporty często są realizowane dla klienta w celu poprawienia lub optymalizacji działań komunikacyjnych/wizerunkowych, ale nie są one wykorzystywane do komunikacji zewnętrznej i zawierają często wrażliwe dane, nie są więc udostępniane na zewnątrz. W przypadku jeśli zakładają Państwo inny sposób udokumentowania takiego doświadczenia, prosimy o doprecyzowanie, w jakiej formie tego Państwo oczekują.
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje wykazania realizacji 2 autorskich raportów zawierających analizy /trendy/omawiania/tematów związanych w branżą rolno-spożywczą, na podstawie których będzie mógł ocenić doświadczenie oferenta/wykonawcy.
W punkcie dot. zakresu działań Zamawiający wskazuje jak poniżej:
„Dla każdego punktu w tabeli budżetowej należy przedstawić propozycje szczegółowych i konkretnych działań”
Pytanie:
Czy poszczególne pozycje budżetowe, w zależności od rekomendacji szczegółowych i konkretnych działań mogą zostać zmienione w ramach oferty od Wykonawcy przy zachowaniu całościowej kwoty budżetu wskazanej w zapytaniu?
Odpowiedź:
Realizacja budżetu zadania musi być zgodna z Zasady obsługi Funduszy Promocji Produktów Rolno-Spożywczych (str. 25 dokumentu) oraz zapisami określonymi w § 9 rozporządzenia MRiRW z dnia 26 czerwca 2017 r.
Pytanie:
Czy poza budżetem wskazanym w zapytaniu ofertowym przewidziany jest budżet na koordynację kampanii przez Wykonawcę (koordynacja pracy podwykonawców, kontakt z klientem, statusy projektowe, akcepty wszystkich materiałów z klientem, rozliczenia)? Czy działania koordynacyjne należy uwzględnić w całościowym budżecie i zmodyfikować w związku z tym założenia budżetowe wskazane przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym?
Odpowiedź
W budżecie nie ma pozycji „koordynacji” i nie przewidywane na to są żadne środki. Koordynacja musi się odbywać zasobami oferenta/wykonawcy.
Pytanie:
Jaki konkretnie zakres działań Zamawiający przewiduje w ciągu całej kampanii w ramach pozycji budżetowej „stała obsługa prawna”.
Odpowiedź:
Działania antykryzysowe wymagają także podejmowania działań prawnych w różnej postaci, np.: konsultacja, analiza zdarzenia pod kątem naruszenia prawa lub interesu prawnego, analiza regulacji prawnych, opinii prawnej w zakresie przedstawionych propozycji legislacyjnych, udziału w konsultacjach publicznych, reprezentacji oraz obsługi prawnej wystąpienia zdarzenia kryzysowego i podjęcia wszystkich potrzebnych/niezbędnych działań prawnych w tym zakresie.
Pytanie:
Czy istnieją jakieś dokumenty, na bazie których miałaby zostać wykonana analizy sytuacji kryzysowych i ustalenia stanu faktycznego do określenia potencjału procesowego przez kancelarię prawną? Czy Zamawiający mógłby doprecyzować zakres działań, których oczekuje od kancelarii prawnej w tym kontekście?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje, że oferent/wykonawca przygotuje i przedstawi schemat działania na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowych.
Przykładowy zakres działań prawnych został wskazany w odpowiedzi na pytanie powyżej.
Pytanie
Proszę o informację, jak interpretują Państwo dwudniową ważność odpisu KRS? Czy liczą się dwa dni robocze, czy kalendarzowe?
Odpowiedź
Chodzi o dwa dni robocze.